A
partir del período 01-2005 (Enero 2005) los empleadores que
suministran sus informaciones de nómina, vía el archivo de
autodeterminación o de novedades, deberán construir dichos archivos
atendiendo a las estructuras que se definen en este documento.
Objetivo:
Orientar a los empleadores para que puedan construir sus archivos de
autodeterminación mensual y/o retroactiva, así como sus archivos de
novedades, con los cuales reportarán sus informaciones relacionadas
con el Sistema Dominicano de Seguridad Social y sus retenciones de
Impuesto Sobre la Renta a asalariados..
Premisa:
Este documento está orientado a personas con cierto nivel técnico o
profesional de área de informática.
Definiciones:
-
Novedades:
Proceso mediante
el cual, el empleador informa conjuntamente a la TSS y a la DGII
sobre sus cambios en sus plantillas de nómina para un período
específico para fines de que sean registrados en las bases de datos
de la TSS y de la DGII.
En caso de que se hayan generado la notificación de
pago del SDSS y la liquidación del ISR, este proceso genera nuevos
número de referencia y montos a pagar para dicho período por cada
concepto (SDSS e ISR).
-
Autodeterminación:
Proceso mediante el cual, el empleador informa
conjuntamente a la TSS y a la DGII sobre sus asalariados para un
período específico para fines de que se recalculen su notificación
de pago y su liquidación de ISR.
Este proceso genera nuevos números de referencia y
montos a pagar para dicho período por cada concepto (SDSS e ISR).
Es importante aclarar que este archivo no sustituye
al de
envío de
novedades
pero, si al momento de su procesamiento se detectan
diferencias con el estado actual de la nómina, al sistema procederá
a generar automáticamente movimientos.
Por ejemplo:
si el empleado X aparece en nómina con 1,000 pesos y
en el archivo de autodeterminación llega con 1,500 pesos, se genera
entonces un movimiento de cambio de salario para dicho empleado.
Forma de Envío de los Archivos:
Los archivos podrán ser enviados a la TSS
exclusivamente por los representantes autorizados de cada empleador
y solo ellos podrán consultar los resultados de los envíos que
realicen. Estos archivos se enviarán por la opción “Gestión de
Archivos”, disponible en el Sistema Único de Información,
Recaudo y Pago (SUIR), en la página Web de la TSS.
Estructura General de los archivos:
Todos los archivos deberán tener tres tipos de
registros según se indica a continuación:
|
Identificador |
Descripción |
Solo existirán un registro de encabezado
y uno de
sumario. Para el caso de detalle existirán tantos
registros como sea necesario |
|
E |
Encabezado |
|
D |
Detalle |
|
S |
Sumario |
Ejemplo:
|
Encabezado: |
ENV
123456789042003 |
|
Detalle: |
D0261753450260030694200100000000000000000018620000000000000000000954150
D0261813060260035815900100000000000000000010000000000000000000000400150
D0219262300180063012900100000000000000000005745000000000000000000291650 |
|
Sumario: |
S000005 |
Sobre los salarios y otras remuneraciones reportados vía
archivos:
Tanto en los archivos de
novedades como de autodeterminación mensual o retroactiva, los valores
relativos al salario deberán ser exactamente igual a los correspondientes al
período que se reporta. Por ejemplo si se reporta una novedad de
ingreso o si un trabajador aparece por primera vez en un archivo de
autodeterminación y el trabajador ha ingresado a mediados de mes, los
salarios cotizables reportados tanto para la Seguridad Social como para
fines impositivos, deberán corresponder a la proporción devengada por el
trabajador en el período que se reporta.
De esa misma manera, si se reporta una novedad de salida de
un trabajador que ha trabajado una X cantidad de días del período, los
salarios reportados deberán corresponder también a a la proporción devengada
por el trabajador en el período reportado.
Información Importante:
Una vez reportadas las
informaciones de Novedades o de Autodeterminación, se recalcularán la
Notificación de Pago de la Seguridad Social y la Liquidación de Impuesto
Sobre la Renta, indistintamente.
El empleador deberá pagar de
manera separada y en las fechas previstas por la Ley 87-01 y el Código
Tributario a través de la Red Financiera Nacional sus obligaciones con la
Tesorería de la Seguridad Social y la Dirección General de Impuestos
Internos.
Estructura del Archivo de Novedades:
Pueden enviarse tantos archivos
de novedades como el empleador así requiera reportarla. La elaboración de
cada registro deberá realizarse de acuerdo a las secciones correspondientes
en la descripción del Archivo de Novedades que se presenta a continuación:
Proceso
: Reporte de Archivo de Novedades
Descripción
: Archivo para el reporte de novedades de
nómina.
Período de transmisión
: Desde día calendario siguiente al
tercer día hábil (laborable) del mes, hasta el tercer día hábil del mes
siguiente.
Horario de
transmisión
: Abierto.
Horario de proceso
: Abierto. Se obtendrá respuesta a más tardar
30 minutos de remitido el archivo.
Layout del archivo de Novedades del Período
Encabezado:
|
Concepto |
Tipo |
Req. |
Longitud |
Desde |
Hasta |
Observación
|
| Tipo de Registro |
AN |
SI |
1 |
1 |
1 |
E = Encabezado (Constante)
|
| Proceso |
AN |
SI |
2 |
2 |
3 |
NV = Registro de novedades (constante)
|
|
Clave del Empleador RNC o Cedula del empleador
|
N |
SI |
11 |
4 |
14 |
RNC o la Cédula (para negocios de único dueño) del
empleador. Justificado a la derecha y relleno de espacios en blanco
si tiene menos de 11 posiciones,
|
| Período de la novedad |
N |
SI |
6 |
15 |
20 |
Periodo de aplicación de la novedad, la cual debe de
tener el formato MMAAAA |
Detalle:
|
Concepto
|
Tipo
|
Req. |
Longitud |
Desde
|
Hasta |
Observación |
| Tipo de Registro |
AN |
SI |
1 |
1 |
1 |
D = Detalle |
| Clave de Nómina |
N |
SI |
3 |
2 |
4 |
La clave de la nómina donde está el
trabajador. Formato = 999.
|
| Tipo de novedad |
AN |
SI |
2 |
5 |
6 |
IN = Ingreso SA = Salida VC = Vacaciones 1, LV =
Licencia Voluntaria, LM = Licencia x Maternidad, LD = Licencia x
Discapacidad. AD = Actualización de Datos del trabajador (Ej.
cambios de salario). |
| Fecha de Inicio |
N |
SI |
8 |
7 |
14 |
Según el tipo de novedad:
AD = Fecha de entrada en
vigencia de la actualización de datos. IN = Fecha de Ingreso SA =
Fecha de Salida VC, LV, LM, LD = Fecha de inicio de la licencia o
vacaciones. Formato : DDMMAAAA
|
| Fecha de Fin |
N |
NO |
8 |
15 |
22 |
Según el tipo de novedad:
VC, LV, LM, LD = Fecha de
fin de la licencia o vacaciones.
Formato : DDMMAAAA |
| Tipo de Documento |
AN |
SI |
1 |
23 |
23 |
Tipo de documento del trabajador C = Cedula, N = NSS,
P = Pasaporte |
| Número de documento |
AN |
SI |
25 |
24 |
48 |
El número del documento.
Justificado a la izquierda. Sin guiones y sin caracteres especiales.
|
| Nombres |
AN |
NO |
50 |
49 |
98 |
Primer y segundo nombre del trabajador
(Obligatorio para extranjeros sin cédula)
|
| Primer Apellido |
AN |
NO |
40 |
99 |
138 |
Primer apellido del trabajador (Obligatorio
para extranjeros sin cédula)
|
| Segundo Apellido |
AN |
NO |
40 |
139 |
178 |
Segundo Apellido del trabajador (Obligatorio para
extranjeros sin cédula)
|
| Sexo |
AN |
NO |
1 |
179 |
179 |
M = Masculino F = Femenino
(Solo se validará para extranjeros sin cédula)
|
| Fecha de Nacimiento |
N |
NO |
8 |
180 |
187 |
Fecha en formato DDMMAAAA
(Obligatorio para extranjeros sin cédula) |
| Salario_SS |
N |
SI |
16 |
188 |
203 |
Salario del período aplicable a la Seguridad Social,
relleno de ceros a la izquierda con dos decimales (Formato
9999999999999.99) |
| Aporte Ordinario Voluntario
|
N |
NO |
16 |
204 |
219 |
Aporte ordinario voluntario del período realizado
por la empresa o el empleador. Relleno de ceros a la izquierda con
dos decimales (Formato 9999999999999.99)
|
| Salario_ISR |
N |
NO |
16 |
220 |
235 |
Salario del período aplicable para reporte IR-3 (DEBE
REPORTARLO SOLO SI ES DIFERENTE DEL SALARIO_SS Relleno de ceros
a la izquierda con dos decimales
(Formato 999999999999.99) |
1 Las
novedades informativas no modifican la nómina (no dan entrada o salida al
trabajador).
|
Concepto
|
Tipo |
Req.
|
Longitud |
Desde |
Hasta |
Observación |
| Otras remuneraciones del
trabajador en el mes aplicables al
ISR |
N
|
NO
|
16 |
236 |
251 |
Suma de otros beneficios del período
aplicables al ISR, devengado por el trabajador en el mes que se
reporta. Relleno de ceros a la izquierda con dos decimales
(Formato
9999999999999.99)
|
|
RNC o Cedula del Agente de Retención del ISR
|
N |
NO |
11 |
252 |
262 |
RNC o la Cédula (para negocios de único dueño) del
agente de retención único de las retenciones del trabajador del ISR.
Justificado a la derecha y relleno de espacios en blanco si tiene
menos de 11 posiciones.
|
| Remuneraciones de otros empleadores
|
N |
NO |
16 |
263 |
278 |
Suma de todos los salarios del
período aplicables al ISR devengado por el trabajador en otros
empleadores. (Solo aplica cuando el empleador que reporta el archivo
de autodeterminación es el agente de retención único del trabajador
para fines del ISR). (Formato
9999999999999.99)
|
| Ingresos Exentos de ISR |
N |
NO |
16 |
279 |
294 |
Ingresos extraordinarios exentos del
ISR percibidos por el trabajador en el período.
(Ej. Salario 13 de navidad)
(Formato 9999999999999.99) |
|
Saldo a favor del período
|
N |
NO |
16 |
295 |
310 |
Saldo a favor disponible para el
trabajador en el período que se reporta.
Solo para tipos de
novedad IN, AD y SA.
(Formato 9999999999999.99)
|
Sumario:
|
Concepto
|
Tipo
|
Req. |
Longitud |
Desde |
Hasta |
Observación |
| Tipo de Registro |
AN |
SI |
1 |
1 |
1 |
S = Sumario (Constante) |
| Número de Registros |
N |
SI |
6 |
2 |
7 |
Número de registros que contiene el
archivo incluyendo el encabezado y el sumario.
Relleno de ceros a la izquierda.
|
Estructura del Archivo de Autodeterminación (Mensual y
Retroactiva):
Pueden enviarse el archivo de
Autodeterminación tantas veces como el empleador lo requiera, en el
entendido de que cada envío es sustitutivo en todas sus partes del anterior.
La elaboración de cada registro deberá realizarse de acuerdo a las secciones
correspondientes en la descripción del Archivo de Novedades que se presenta
a continuación:
Proceso
: Autodeterminación
Descripción
: Archivo para el reporte de
nómina mediante el envío de autodeterminación.
Período de transmisión
: Mensual: Desde el día calendario siguiente al tercer día hábil
(laborable) del mes, hasta el tercer día hábil del mes siguiente.
Retroactiva: Transcurrido el período, en cualquier momento para
hacer correcciones sobre notificaciones de pago o liquidaciones no pagadas
oportunamente.
Horario de
transmisión
: Abierto.
Horario de proceso
: Abierto. Se obtendrá respuesta a más tardar
30 minutos de remitido el archivo.
Layout del archivo de
Autodeterminación Mensual o Retroactiva
Encabezado:
|
Concepto
|
Tipo |
Req. |
Longitud |
Desde |
Hasta
|
Observación |
| Tipo de Registro |
AN |
SI |
1 |
1 |
1 |
E = Encabezado (Constante)
|
| Proceso |
AN |
SI |
2 |
2 |
3 |
AM = Autodeterminación mensual
AR = Autodeterminación retroactiva |
|
Clave del Empleador RNC o Cedula del empleador
|
N |
SI |
11 |
4 |
14 |
RNC o la Cédula (para negocios de único dueño) del
empleador. Justificado a la derecha y relleno de espacios en blanco
si tiene menos de 11 posiciones,
|
| Período de autodeterminación
|
N |
SI |
6 |
15 |
20 |
Periodo de aplicación de la Autodeterminación, la
cual debe de tener el formato MMAAAA
|
Detalle:
|
Concepto
|
Tipo |
Req. |
Longitud |
Desde |
Hasta
|
Observación
|
| Tipo de Registro |
AN |
SI |
1 |
1 |
1 |
D = Detalle |
| Clave de Nómina |
N |
SI |
3 |
2 |
4 |
La clave de la nómina donde está el
trabajador. Formato = 999.
|
| Tipo de Documento |
AN |
SI |
1 |
5 |
5 |
Tipo de documento del trabajador C = Cedula, N = NSS,
P = Pasaporte |
| Número de documento |
AN |
SI |
25 |
6 |
30 |
El número del documento.
Justificado a la izquierda. Sin guiones y sin caracteres especiales.
|
| Nombres |
AN |
NO |
50 |
31 |
80 |
Primer y segundo nombre del trabajador
(Obligatorio para extranjeros sin cédula)
|
| Primer Apellido |
AN |
NO |
40 |
81 |
120 |
Primer apellido del trabajador (Obligatorio
para extranjeros sin cédula)
|
| Segundo Apellido |
AN |
NO |
40 |
121 |
160 |
Segundo Apellido del trabajador (Obligatorio para
extranjeros sin cédula)
|
| Sexo |
AN |
NO |
1 |
161 |
161 |
M = Masculino F = Femenino
(Obligatorio para extranjeros sin cédula) |
| Fecha de Nacimiento |
N |
NO |
8 |
162 |
169 |
Fecha en formato DDMMAAAA
(Obligatorio para extranjeros sin cédula) |
| Salario_SS |
N |
SI |
16 |
170 |
185 |
Salario del período aplicable a la Seguridad Social,
relleno de ceros a la izquierda con dos decimales (Formato
9999999999999.99) |
| Aporte Ordinario Voluntario |
N |
NO |
16 |
186 |
201 |
Aporte ordinario voluntario del período, realizado
por la empresa o el empleador. Relleno de ceros a la izquierda con
dos decimales (Formato 9999999999999.99)
|
| Salario_ISR |
N |
NO |
16 |
202 |
217 |
Salario del período aplicable para reporte IR-3 (DEBE
REPORTARLO SOLO SI ES DIFERENTE DEL SALARIO_SS Relleno de ceros
a la izquierda con dos decimales
(Formato 9999999999999.99) |
|
Otras remuneraciones del trabajador en el mes
aplicables al ISR |
N |
NO |
16 |
218 |
233 |
Suma de otros beneficios del período aplicables al
ISR, devengado por el trabajador en el mes que se reporta. Relleno
de ceros a la izquierda con dos decimales.
(Formato 9999999999999.99) |
|
RNC o Cedula del Agente de Retención del ISR |
N |
NO |
11 |
234 |
244 |
RNC o la Cédula (para negocios de único dueño) del
agente de retención único de las retenciones del trabajador del ISR.
Justificado a la derecha y relleno de espacios en blanco si tiene
menos de 11 posiciones.
|
| Remuneraciones de otros empleadores
|
N |
NO |
16 |
245 |
260 |
Suma de todos los salarios del
período aplicables al ISR devengado por el trabajador en otros
empleadores. (Solo aplica cuando el empleador que reporta el archivo
de autodeterminación es el agente de retención único del trabajador
para fines del ISR). (Formato
9999999999999.99)
|
| Ingresos Exentos de ISR |
N |
NO |
16 |
261 |
276 |
Ingresos extraordinarios exentos del
ISR percibidos por el trabajador en el período.
(Ej. Salario 13 de navidad)
(Formato 9999999999999.99) |
|
Saldo a favor del período |
N |
NO |
16 |
277 |
292 |
Saldo a favor disponible para el
trabajador en el período que se reporta.
(Formato 9999999999999.99)
|
Sumario:
|
Concepto
|
Tipo |
Req. |
Longitud |
Desde |
Hasta
|
Observación
|
| Tipo de Registro |
AN |
SI |
1 |
1 |
1 |
S = Sumario (Constante)
|
| Número de Registros |
N |
SI |
6 |
2 |
7 |
Número de registros que contiene el archivo
incluyendo el encabezado y el sumario. Relleno de ceros a la
izquierda. |
